近幾個月來，虛擬會議已經(jīng)成為世界各地組織不可或缺的一部分，而且很可能成為未來工作的中心部分。現(xiàn)在是掌握流程的最佳時機，確保你做的基本事情是正確的，以增強你和你的同事和客戶的經(jīng)驗。

這里有四條建議，可以讓你像專業(yè)人士一樣設置電話會議。

1. 檢查你的設置

你的虛擬會議有多少次被小的技術問題耽誤了?你和你的團隊有多少時間浪費在了本可以通過兩分鐘準備來避免的問題上?在會議前測試以下設置，幫助順利運行。

-網(wǎng)絡連接

確保你在最好的地方有一個強大的網(wǎng)絡連接。希望這是在你的辦公室，但如果不是，考慮換一個位置來接長時間或特別重要的電話。如果你和別人分享你的網(wǎng)絡連接，讓他們避免流媒體數(shù)字內(nèi)容，比如Netflix，而你是在打電話來釋放帶寬。在使用你選擇的視頻會議平臺時，關閉其他不必要的軟件也是值得的。

*額外提示:在打電話之前做好這些，這樣你家里的其他人就知道什么時候應該盡量避免上網(wǎng)。

-網(wǎng)絡攝像頭和照明

如果你的筆記本電腦攝像頭看起來不太對，調(diào)整到你滿意為止。這可能需要把你的筆記本放在手邊的書上，或者使用一個筆記本支架。瞄準相機在或略高于眼睛水平，以最美化的位置。避免強光照射，例如窗戶或天花板上的聚光燈。相反，如果可能的話，盡量使用漫射的自然光，或者把書桌的燈對著附近的墻壁，讓間接的光線反射到你的臉上。

額外提示:在試驗你的照明選項時，避免任何會在你的臉上投下陰影的東西。

-麥克風及音頻

您的筆記本電腦或計算機應該有一個內(nèi)置的麥克風，所以大多數(shù)設置將相對簡單。如果你的同事很難聽到你說話，那就檢查一下你的麥克風有沒有消音:這很容易做到，因為筆記本電腦上的麥克風并不總是很清晰。或者，插件一些電話耳機，其中大多數(shù)將有一個單獨的麥克風。如果可能的話，也應該避免使用大的混響音響，因為這會使人們更難聽到你說的話，并放大任何背景噪音。

-升級背景

Zoom、微軟團隊和Skype的最佳功能之一是虛擬背景縮放功能。如果你想掩蓋家里凌亂的背景，或者只是想保護你的隱私，防止同事和客戶窺視你的房子，它們是最有用的。

2. 計劃你的電話

與實體會議相比，虛擬電話需要更高級的計劃才能讓他們感覺富有成效和效率。會議議程對于長時間的會議總是有用的，但也可以考慮在短電話中使用。

您可以利用您的視頻會議軟件的功能來傳遞您的邀請的會議要點，以避免不必要的電子郵件。這些應包括:

-開會的原因

-討論要點

-想要的結果

-定時議程

對于有很多事情要處理的虛擬會議，可以考慮分配你的團隊成員來幫助管理會議，就像你親自開會一樣。輪換這些角色有助于保持新鮮感，讓每個人都參與進來。

3.充分利用格式

使用視頻會議軟件除了主要功能之外，還可以為您的電話提供一系列有用的工具。保持視覺上的變化將有助于提高會議的參與度:例如，嘗試使用屏幕共享來作為一個團隊查看和編輯文檔。虛擬白板是另一種改變事物并充分利用技術的簡單方法。

4. 考慮記錄你的虛擬會議

你是否發(fā)現(xiàn)很難讓人們參與到你的虛擬會議中?考慮使用“記錄”功能來鼓勵人們帶來他們的游戲并積極參與對話。這也可以代替或補充會議記錄，并為你的會議提供無可爭議的記錄。記錄會議將增加你和你的同事的責任感，使事情更有效率和透明。